Przetargi na usługi logistyczne mogą dotyczyć szerokiego zakresu działań, dlatego kluczem do sukcesu jest odpowiednia organizacja. Od czego należy zacząć? Przede wszystkim od określenia wymagań danego przedsiębiorstwa. Będą się one różnić w zależności od branży, wielkości firmy czy dystrybutorów. W przygotowaniu planu, na którym można byłoby polegać, z pewnością przyda się dokładna analiza potrzeb działalności. Najczęściej dotyczą one:
– łańcucha dostaw,
– transportu (lotniczego, morskiego, lądowego),
– zarządzania zasobami magazynowymi,
– wyposażenia magazynów,
– magazynowania,
Przełożenie potrzeb na zapytania ofertowe
W zależności od przedsiębiorstw działających w różnych branżach zapotrzebowanie na usługi logistyczne będzie się różnić. To właśnie wymienione wymagania należy przełożyć na język zapytań ofertowych. Dzięki temu uda się zawęzić listę ofert pasujących do profilu firmy oraz jej wymagań, optymalizując zbędne propozycje. Doświadczenie naszych profesjonalistów okazuje się w tej kwestii niezastąpione, ponieważ pomaga w znalezieniu spółek zajmujących się wyposażaniem obiektów magazynowych, produkcyjnych, a także szeregiem innych działań, którym zleceniodawca nie może samodzielnie podołać.
Planowanie przetargów na wyposażenie magazynu
Współpraca z firmą chcącą ogłosić przetarg, rozpoczyna się na długo przed jego faktycznym terminem. Wszystko po to, aby dokładnie przeanalizować potrzeby i dopasować oferty odpowiadające zakresowi zapytania. Znalezienie godnego usługodawcy, który spełni wymagania oraz dotrzyma wcześniej określonych warunków w przetargu podczas trwania umowy, okazuje się trudniejsze, niż mogłoby się wydawać.
W tej kwestii planowanie jest wyjątkowo istotne, zarówno jeśli chodzi o przetarg, jak i implementacje. To właśnie harmonogram pozwala zleceniobiorcom odnieść się do potencjalnego zlecenia oraz określić to, czy faktycznie są w stanie mu podołać. W przetargach na wyposażenie magazynu lub jakichkolwiek innych, konieczne mogą okazać się spotkania z wieloma producentami. Dzięki temu udaje się odkryć optymalne i najatrakcyjniejsze cenowo rozwiązanie, tym samym negocjując i ustalając szczegóły.
Dokumentacja przetargowa, czyli SIWZ
Zanim dojdzie do uruchomienia procedury przetargowej niezbędne jest przygotowanie dokumentu określanego mianem SIWZ, czyli specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Powinien on zawierać m.in.
- – cel przetargu,
- – szczegółowy opis zamówienia (systemy zarządzania magazynem, regały, maszyny),
- – specyfikację techniczną (wymiary, materiały),
- – wymagania odnoszące się do jakości oraz standardów (certyfikaty, spełniane normy),
- – wymagania dotyczące kwalifikacji, doświadczenia usługodawców,
- – kryteria brane pod uwagę przy wyborze – jakość, cena, termin realizacji, serwis itd.),
- – warunki realizacji zamówienia (płatność, dostawa, montaż, implementacja, kary za niedotrzymanie umowy),
- – instrukcję dla potencjalnych usługodawców odnoszące się do formy składania ofert, miejsce, czas, a także kontakt do osób lub firmy odpowiedzialnej za przedsięwzięcie.
Ostatni etap, czyli podpisanie umowy
Klucz do sukcesu w tym przypadku to dotarcie do szerokiego grona odbiorców, będących potencjalnymi usługodawcami. Podpisanie umowy oraz wdrożenie działań to ostatni, kończący etap po znalezieniu i dogadaniu się ze zleceniobiorcą. Niezależnie od tego czy tematem przetargu jest system WMS, wyposażenie magazynu, czy też inne kwestie logistyczne, kontrakt musi być klarowny. Dzięki temu nie powinno dochodzić do żadnych nieporozumień, a dostawca usług będzie mógł podjąć się jak najszybciej realizacji zamówienia. Przetargi logistyczne wymagają zarówno wiedzy branżowej, doświadczenia, jak i umiejętności, które pomogą m.in. w negocjacjach, dlatego warto korzystać z pomocy firm specjalizujących się w tego typu usługach. To gwarancja zadowolenia oraz optymalizacji działań logistycznych, co może przełożyć się na wzrost efektywności.